基本知識 2020.1.21

一般事務に向いている人とはどんな人なの?仕事内容やメリットについても解説します

事務作業の正社員になりたいと考えていませんか。今回は一般事務の主な仕事や一般事務で働くことのメリット、どんな人が事務作業に向いているかについて紹介します。転職する際の参考にするのがおすすめです。

 

一般事務の主な仕事

一般事務はオフィスワークの中で、最も基本的な事務作業を行う職種です。具体的にはパソコンを用いて入力作業を行ったり、社内外で必要な書類の作成や整理をしたりします。他にも郵便物の仕分けや発送作業、電話対応や来客対応など広い範囲に渡ってさまざまな業務を担います。

 

書類作成では基本的に会社が用意している定型ファイルに、必要な情報を入力するという特徴があります。一般事務が取り扱う書類は、見積書や請求書などが多いです。他にも会議の議事録やイベントの案内、決算書類などさまざまな書類を取り扱います。

 

それらの書類を作成した後に行うのがファイリングです。ファイリングでは作成して印刷された書類を種類や日別に分けてファイルに保管していきます。これらの書類は会社で起きたことの証拠になるので、わかりやすく保存しておくことがポイントになります。

 

入力作業では顧客の情報や日々の売り上げなどを、パソコンのデータに入力していく作業を行います。入力作業を一つでも間違えてしまうと、トラブルが起きてしまう恐れがあるので慎重に行うことが大切です。

 

一般事務のメリット

一般事務の利点は、残業を調整することができる点です。正社員の事務作業はルーチンになっていることが多いので、自分がスケジュールをしっかり管理すれば定時に帰ることができます。正社員だとしても繁盛期ではない限り基本的に残業は少ないです。プライベートを重視したい方や子どもが小さくて遅くまで残業するのが困難な方に、最適な職種であるといえます。

 

他にも経験がなくてもオフィスワークに挑戦しやすいという利点があります。事務作業の主な仕事は入力作業やファイリングなので、特別な資格は必要ありません。その為、求人も経験がなくてもOKとなっていることが多いです。したがって他業種から転職する方も多い職種です。

 

さらに一般事務のメリットは、パソコンスキルが基礎から身につくというメリットもあります。さまざまな書類を作ったり、複数の部署の仕事を兼務することが多い一般事務は多くのパソコンスキルを身につけることができます。はじめの内は、よくわからなかったパソコンの使い方も、数か月経てばエクセルやワード、パワーポイントなどを使いこなせるようになります。

 

一般事務に向いている人

特別な資格が必要でない一般事務ですが、どのような人が向いているかというと、他人のサポートが好きな人です。事務作業は会社の業績に直接関係がないので、引け目を感じてしまうこともありますが、他の人をサポートする縁の下の力持ち的な感覚が好きな人には向いている職種であるといえます。

 

正確に仕事をこなせる人も一般事務に向いています。一般事務の仕事は会社の基本的な部分に関わることなので、間違いがあってはいけません。もし間違うようなことがあると、他の部署に迷惑がかかるからです。さまざまなところからやってくる仕事を、集中して正確に行うことができるスキルが必要になります。

 

一般事務の仕事は、柔軟に対応できることも必要です。毎日同じことをやっているように思われがちな一般事務の仕事ですが、すべての仕事がルーチン化されているわけではありません。突発的な事態にも対応しなければならないので臨機応変に対応する能力が必要です。

 

一般事務はさまざまな部署の人と関わりがあるので、人柄がよく丁寧な性格も求められます。人間関係に問題が生じてしまうと、仕事がスムーズに進まなくなってしまうからです。

 

まとめ

一般事務は資格がなくてもできる仕事ですが、正確に作業をこなし柔軟に対応できる人が求められます。このような適性があれば残業が少なくプライベートを重視することができるので、転職するのにおすすめです。

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