基本知識 2020.1.4

女性に人気の仕事である受付事務に向いてる人材とは

会社はもちろんのこと、役所や商業施設、医療機関などでも受付を設けているところであればしばしばお目にかかるのが受付の人たちです。多くの場合が女性なのにはやはりそれなりの理由があり、女性に向いているからこそやりがいのある仕事になります。

受付事務主な仕事

受付の仕事は接客応対のイメージが強いものの、応対をして終わりということはなく事務作業も伴います。したがって受付事務の仕事では接客応対をしたあとには、その内容を残しておく事務作業が不可欠です。

企業やさまざまな施設の窓口として応対するのが受付の仕事で、訪れた人の問いに答えて速やかに疑問を解消するサポートが主たる仕事となります。企業の窓口として受付に座る場合には、どこの誰が社内の誰を訪ねてきたのかを正確に把握し、担当課へ連絡を取るという流れが一般的です。

訪ねてきた人が名前しか言わなかったときでも該当する人物がどこに所属しているのかや、同じ苗字の人物が複数いる場合でも間違って案内しないよう、社内人事を頭に入れておく必要があります。

案内をおこなったら、どこの会社の誰が社内の誰を訪ねてきたかという記録を残しておかなければなりません。席を外してたために改めて訪問しなければならなくなった場合にはその旨が担当者に伝わるようにしておかないと心証を悪くしかねないからで、そのためにも記録を残すという事務作業が不可欠です。

受付事務メリット

受付事務の仕事に求められる事務仕事のスキルはそれほど高くなく、パソコンを使っての作業にしてもすでにテンプレートが出来ており、ルーティン作業で必要事項を入力していくという程度になることがほとんどです。
何月何日にどこの誰が、会社の誰を訪ねてきたかといった記録を残しておくのに必要なコンピュータスキルであれば、非常に初歩的なレベルでよいといえます。

主に施設の案内や訪ねてきた人を適切な部署へ誘導することが仕事ですので、これらの知識を頭の中に入れてしまえば、よほどのことがない限りとても大変な仕事内容というのはほとんどありません。
慣れるまでは覚えることがあって大変という点のはどんな仕事にも言えることで、覚えてしまえば受付事務の仕事は未経験でも可能という点が最大のメリットです。

正社員で雇用された場合の月給は、大卒でおよそ25万円程度が平均的な相場となり、正社員ならボーナスも支給されるとあって、雇用面における安心が確保できる先で働ければ仕事内容の割には給料もボーナスも良くなる可能性は高いと言えます。

受付事務向いてる人

受付は企業なら会社の顔になりますし、医療機関やショッピングモールなどのさまざまな施設においても施設を代表する人になるのは間違いないです。したがって、対応するときの態度が悪いと企業や施設そのものに対する悪印象となってしまうことから、どんなときでも笑顔でにこやかに接することができるという要素は受付事務には欠かせません。

人は第一印象から無意識に相手を判断してしまいがちですので、容姿端麗であれば受付事務にはより向いている人になるでしょう。ただ、それほど容姿に自信がなくても何となく人を惹きつける雰囲気があるという場合には、尋ねやすそうな人という印象を与えることから向いていると言えます。

仕事においては何を聞かれるのかがわからないという緊張感が常にあるため、マニュアルにそった対応しかできない人よりも、その場の状況に対して臨機応変に対応できるほうが向いているでしょう。マニュアルを頭の中にいれておきつつ、柔軟に解釈して対処できるだけの適応能力を備えた人が適しています。

正社員として事務作業をする以上は企業や施設のことを常に把握する勉強熱心さを持っていることも重要で、こうした評価がボーナスにも影響してくるのは必至です。

まとめ

仕事の内容において求められるスキルが少ないとあって女性に人気の受付事務ですが、何を聞かれてもあたふたすることなく柔軟かつ臨機応変に対処する能力は求められるだけに、向き不向きを考えて応募すべき仕事と言えます。

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