基本知識 2020.3.27

一般事務に向いている人とは

ひとくちに一般事務職と言っても、こなさなければならない業務内容は多岐にわたります。そのため、向いている人・向いていない人に分けられ、合わないと感じた人はすぐに退社してしまうケースもあるでしょう。一体どういった方が一般事務に向いているのか、主な業務内容やメリットを紹介しながら解説していきます。

 

一般事務主な仕事

一般事務とは、事務職やオフィスワークの中ではもっとも基本的となる職種であり、パソコンを使用した様々な仕事内容が存在しています。主な事務作業には、正確なデータの入力・社内外で必要となる書類の作成・処理・整理の他に、オフィスに届いた郵便物の仕分けや発送なども一手に引き受けます。また、掛かってくる電話の対応や来客者の対応にあたるなど、広範囲にわたる業務をこなす必要がある重要なポジションです。

書類の作成では、会社が用意している定型ファイルに必要な情報を入力していく作業になります。請求書・見積書といった商品の取引に関する書類を作成するには、ワードやエクセルを使った効率的な入力方法が一般的であるため、ある程度の操作は行えるようにしておくと良いでしょう。データ入力作業では顧客の情報や売上金額の入力、既存している社内ツールの改修を行う場合もあります。一つ打ち間違うと大変な損失になるケースもあるので、作業をする際には正確さが求められることになります。その他にも、在庫の管理やコピー機を使った印刷、パソコンなどのOA機器を管理する事務作業もあるので覚えておきましょう。

 

一般事務メリット

一般事務で働くメリットには、オフィス業務やパソコンスキルが基礎から学べる点が挙げられます。オフィスワークの基本は、一般事務・OA事務といった事務作業をスムーズにこなす能力が求められますが、今ではワードやエクセルを駆使した書類の作成などが簡単にできるようになっているので心配ないでしょう。最初は慣れないパソコン作業に戸惑うこともあると思いますが、数か月もすればワードもエクセルも問題なく使いこなせるようになります。また、エクセルの関数やマクロなどの基本的な使い方さえマスターしておけば、今後あらゆる事務作業を任されたとしても役立たせることができるので安心です。

さらに、未経験者の方であってもオフィスワークの仕事に就きやすい点が挙げられます。一般事務は様々な事務作業をこなすことから専門的なスキルが必要と思われがちですが、意外と経験がない方でも受かりやすいというメリットがあります。特定の資格や経験スキルを問われる必要がない職場先も多いので、新たなチャレンジとして今までとは違った職種に挑戦できるのが魅力です。

 

一般事務向いてる人

どんな人にも向き・不向きのある職種は存在していますが、一般事務においては細かな作業を根気よく続けられる人が向いていると言えます。なぜなら、事務職の仕事は小さなミスも見逃さないような正確で細かい作業が必要となってくるため、一つのことに長時間集中することができる忍耐力が大切になってくるからです。企業にとって非常に大切なデータの入力を任される以上、継続的な集中と財務に関するあらゆる言葉を瞬時に理解する能力を身に付けている人には天職となるでしょう。

また、コミュニケーション能力に長けていて、誰かをサポートすることが好きな人にとても向いている職種です。来客の対応や電話でのやり取りなど、外部と接触する事務作業はいくつも存在しているので、他人との接触に全く抵抗を感じない性格であると長続きしやすいと言われています。そして、社内の中でも書類の作成や発送などの指示を受けることになるため、求められた作業を正確に理解して遂行するスキルが活躍してくるはずです。今では社内ツールを共有できるコミュニケーションツールの発達により、社内で働く人同士が意思疎通を図ったり情報を共有し合えるようになってきているので、ビジネスを円滑に進めることに成功した企業が沢山あります。

 

まとめ

一般事務職で実際に働いている人の数は約900万人と言われており、この数字は事務職全体の約4分の3を占めているほど人気の高い職種です。事務と聞くと一人で黙々と作業をこなすイメージが強いですが、実際には人とのコミュニケーションがとても大切であることが分かるでしょう。便利な社内ツールなどを上手に活用しながら、充実したオフィスワークを実現させて下さい。

 

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